Pravidla práce s e-mailem

E-mailová komunikace je v současnosti společně s telefonem nejdůležitější pracovní komunikační kanál. Aby bylo používání e-mailu co nejvíce efektivní je třeba dbát několika zásad, které můžou předejít mnohým nedorozuměním. E-maily píšeme proto, aby je druhá strana četla, a ne aby hádala, co tím chtěl vlastně autor říci. Asi jako pro všechny pravidla platí, u práce se musí hlavně myslet, pravidla nám jen pomáhají, abychom už nevymysleli dávno vymyšlené.

Zásady a doporučení efektivní komunikace v Cígler Software [Kodera, 2007]

1. Správný čas pro poštu.
   Poštu vyřizujeme ideálně jednou za čas, nikoli průběžně. Ideál je 2x denně. Jedno oddělení jisté velké americké společnosti každý pátek neřeší e-maily vůbec.


2. Správný předmět (subject).
   Předmět e-mailu píšeme stručně a výstižně tak, aby bylo hned zřejmé o co jde. Předmět e-mailu je jeho nejdůležitější část, věnujte mu prosím velkou pozornost. A pokud pošlete e-mail bez předmětu, automaticky odsuzujete svůj e-mail k záhubě.


3. Správný adresát.
   Snažíme se psát vždy a pouze jen těm lidem (skupinám), kterých se to týká.


4. Stručnost a čitelnost.
   Stručné texty lze shrnout do bodů, balast vynechat. Delší texty rozdělujeme do odstavců.


5. „Velké R“ neboli „Odpovědět všem“.
   Vězte že v 99 % případů stačí odpovědět pouze adresátovi.


6. „Kopie“ neboli „CC“.
   Pokud někoho dáte do „Kopie“, dáváte mu tím najevo, že chcete, aby o zprávě věděl, byť zpráva není určena přímo jemu.


7. Kopie předchozích zpráv.
   Kopie předchozích zpráv ponecháváme pouze tehdy, má-li to význam.


8. Zkuste mazat přebytečné konce zpráv a kopie kopií odpovědí na odpovědi.
   Jedním z mála vhodných důvodů, proč zahrnout kopii předchozích e-mailů do nové zprávy, je situace, kdy přizveme do debaty nového, nezasvěceného účastníka.


9. Podpis ano či ne?
   Oficiální podpis je vhodný do oficiálních do e-mailů. Oficiální podpis připojujte k e-mailům pro zákazníky a partnery a při formálních příležitostech. Pokud píšete kolegům, může často stačit i prostý monogram (každý přece ví, kdo to psal, ještě dříve, než e-mail otevře). Z mých posledních deseti firemních mailů tvořily podpisy celých 55 % textu.


10. Potvrzení příjmu a splnění.
    Žádost o schůzku, pomoc nebo zadaný úkol vždy potvrzujeme. Úkol je požadován za splněn, až když se o tom doví zadavatel aniž by musel jeho splění urgovat. Na druhé straně všeho s mírou – případ, kdy příjemce automaticky odpovídá na každý přijatý mail slovíčkem „OK“ s připojeným pětiřádkovým podpisem, je rovněž extrémní.


11. Nastavení důležitosti e-mailů.
    Přidělujeme e-mailům vhodné stupně důležitosti. Možnost nastavení důležitosti e-mailů bývá často opomíjena a přitom dokáže adresátovi okamžitě sdělit, jak rychle se má věnovat vaší zprávě. Zkuste se zamyslet u každého odeslaného e-mailu nad tím, jak moc je důležitý. Urgentní a závažná sdělení si zaslouží přidělit vysokou prioritu. Naopak věci méně důležité, u kterých postačí, že se k nim adresát dostane později, by měly mít prioritu nízkou. Pokud cítíte, že si e-mail zaslouží jinou prioritu než standardní, rozhodně mu ji přidělte. Pomůžete tím adresátovi a samozřejmě i sobě – budete mít větší šanci, že se vám adresát bude věnovat v tom pořadí, jaké potřebujete.

Zdroj:
Kodera, J., Umění efektivní komunikace e-mailem, Jiko Blog, [cit. 12.3. 2007, online]