Tvorba použitelných tabulek

Někde jsem četl, že jedna tabulka vydá za tisíc slov. Aby to byla skutečně pravda, musí taková tabulka splňovat několik náležitosti. Čtenář tabulky by neměl být nucen přemýšlet o obsahu a smyslu takové tabulky. Vše by mělo být jasné a přehledné, a to i pokud k tomu nemáme autora ("vykladače snů").

V současnosti je častým problémem IT negramotnost, pro takto hendikepovaného je pak tvorba tabulek "souboj na život a na smrt". Proto jsem se rozhodl sepsat firemní pravidla tvorby tabulek. Ale i zde, jak je tomu u všech podobných pravidlech platí, že nejsou žádným dogmatem a u práce je přesto potřeba neustále přemýšlet.

Pravidla pro tvorbu tabulek:

1. Titulek tabulky označuje jednoznačně smysl tabulky, tak aby byl jasný i pro vašeho nástupce za 10let. Zkuste si zdůvodnit, co vlastně chcete tabulkou říci.
   
2. Tabulka obsahuje čas vytvoření (časové razítko). Často se dělá tabulka v několika verzích a je nepříjemné, když nevíte, která ta verze v papírech před vámi je poslední, nejaktuálnější.
3. U tabulky bude uvedeno jméno autora tabulky, aby se někdo nemohl za měsíc vymlouvat, že to on nedělal nebo o něčem takovém v životě neslyšel. Každý si za svou tabulku odpovídá.
   
4. Tabulky tvoříme pro černobílý tisk, proto je zbytečné hýřit barvami, používejte raději stupně šedé. Sice se může některé dívce líbit modrá barva na fialovém pozadí, ale muži mají poněkud chudší vnímání barev a nepřečtou to.
   
5. V tabulce by neměly být neopodstatněné inverzní buňky (světlý text na tmavém pozadí). Pozadí je bílé a písmo černé. Jedno záhlaví tabulky orientované na šířku (1 x 28cm) stojí stejně toneru (cca 0,8 Kč bez DPH)  jako normovaná strana A4 (5% pokrytí dle normy ISO/IEC 19752).
6. Držíme jednotné zarovnávání. Text zarovnáváme na levý praporek, hlavičku tabulky na střed, čísla s jednotkami na pravý praporek.
7. Čísla a jednotky formátujeme, tak aby tisíce byly odděleny mezerou a desetinné čísla čárkou.
8. Šířka buňky odpovídá obsahu sloupce a ne jejímu nadpisu (hlavičce).
9. Rámečky a stínování musí napomáhat k přehlednosti a ne opaku.
10. Používáme funkce a tabulku tvoříme dynamicky. Žádné přepočítávání na kalkulačce a přepisování, dopustíte se chyby.
11. Používáme maximálně tři fonty. Např.: Verdana (hlavička), Arial (data), Times New (poznámky).
    
12. Je zakázáno použít podtržení. (Přísluší pouze hypertextovým odkazům na webové stránce)
    
13. Je zakázáno používat kapitálky. (Slova velkými písmeny mají špatnou čitelnost a odvádí pozornost)
14. Do tabulky nepíšeme dlouhé texty, pokud chcete delší textovou pasáž spojit s tabulkou, použijte jako základ textový procesor a jednoduchou tabulku tam vložte.
15. Pokud je tabulka z opodstatněných důvodů složitá, opatříme jí přehledným grafem příslušného typu.
16. Pokud uvádíte ceny, musí být patrné v jaké jsou měně a jestli jsou s nebo bez DPH.
17. Pokud posíláme tabulku e-mailem někomu, kdo s ní nebude pracovat, vždy exportujeme do PDF, jen tehdy máte jistotu, že druhá strana uvidí to, co vidíte vy. Pamatujte, že všichni nepoužívají Excel (přípona .xls) a ne všichni mají MS Office 2007 (přípona .xxls).
18. Pokud by se velká tabulka nevešla na jeden list papíru je nezbytné, aby se na další stránce opakovala hlavička, popřípadě i první sloupec, jinak jsou další strany informačně méněcenné.
    
19. Nakonec si tabulku vytiskněte a poproste kolegu, aby vám ji zkontroloval a ujistěte se, že všemu rozumí.

P.S.: Tabulkový procesor nerovná se jen MS Excel, i když Microsoft se snaží seč může, aby tomu tak bylo. Ve firmách se používají i alternativní kancelářské balíky jako OpenOffice, Lotus nebo StarOffice, které obsahují plnohodnotný tabulkový procesor.