Inbox Zero

Metodu Inbox Zero vyvinul Merlin Mann z 43 Folders. Smyslem metody je mít svou složku Doručená pošta (anglicky Inbox), jen čistý "stůl" (workspace) vám umožní se plně soustředit na podstatné záležitosti. Inbox Zero spočívá na čtyřech pravidlech: [Hráček, 2007]

1. I. Naučte se vypínat svého emailového klienta (= emailový program). Většinou stačí jej párkrát denně zapnout (ráno a večer), vyřídit poštu, a zase jej vypnout. Pracovat bez neustálého přísunu emailů je mnohem efektivnější. Lépe se soustředíte a nejste zbytečně rozptylování.

2. II. Nekontrolujte novou poštu, vyřizujte ji. Jakmile si přečtete novou zprávu, máte pět možností:

   1. Smažte. Došla vám zpráva, která se vás netýká nebo která nevyžaduje vaši akci? Pokud neobsahuje opravdu důležitou informaci, kterou budete později potřebovat (např. číslo objednávky), smažte ji. Naučte se mazat emaily, je to jednodušší než si myslíte.
   2. Přepošlete. Týká se zpráva někoho jiného? Znáte někoho, kdo se k vyřízení tohoto emailu hodí více než vy? Přepošlete ji - e-mail tak delegujete.
      
   3. Odpovězte. Ptá se vás někdo na něco, co víte? Zabere odpověď méně než 2-3 minuty? Odpovězte mu. Teď hned. Pokud je odpověď příliš složitá zvolte jako odpověď telefon, vyhnete se příchodu dalších e-mailů s žádosti o dovysvětlení.
      
   4. Odložte. V krajním případě přijde zpráva, se kterou v danou chvíli nemůžete nic udělat. Napište si do diáře (nejlépe obyčejného papírového, osobně nedám dopustit na svůj Moleskine) co je třeba vyřídit a do kdy. Nenechávejte si email ve složce Doručená pošta ani nic podobného.
      
   5. Udělejte. Chce po vás někdo něco, co můžete udělat teď hned? Zabere vyřízení záležitosti méně než 2-3 minuty? Udělejte to.
      

3. III. Snažte se mít složku Doručená pošta (Inbox) vždy prázdnou. Jakmile vyřídíte došlý email, buďto jej smažte nebo přesuňte do složky archív. Více složek nepotřebujete - nezapomínejte, že všechny moderní mailové programy nabízí bohaté možnosti hledání ve zprávách. Přemýšlení nad taxonomií složek je úplně zbytečné a jenom vás bude odvádět od práce.

4. IV. Používejte filtry (neboli "pravidla") na emailový "šum". Mnoho z nás je přihlášeno k různým mailing listům, které docházejí každý den, ale není nutné je nijak vyřizovat. Zde můžete udělat výjimku a založit vedle složky archív další složku, kam budete tento šum směrovat. Newslettery se vám tak nebudou motat do cesty ve složce Doručená pošta.

Chcete-li s Inbox Zero začít teď hned a máte svoji složku Doručená pošta zahlcenou stovkami starých zpráv, Merlin Mann doporučuje založit složku Demilitarizovaná zóna a tam obsah Doručené pošty přehrát. Prohrabat se všemi resty z minulosti bude nějakou dobu trvat. Nechte si to na později, až budete mít čas i trpělivost.

Hodinová přednáška Merlina Manna pro zaměstnance Google z 23.7. 2007:


Zdroj:
Hráček, F., Jak se nezbláznit z e-mailu, visible.cz, [cit. 17.8. 2007, online].