PŘEDMĚT: Nejdůležitější součást e-mailu

Asi nic nedokáže více znesnadnit práci s e-mailem jako je e-mail, u kterého svítí no subject (bez předmětu). Ještě daleko obludnější variantou je použití e-mailu místo FTP, jedinou informací v takovém e-mailu je soubor, který obsahuje v příloze. Jedná se o chybu zejména nepříliš zkušených uživatelů e-mailu, kteří nikdy nepotřebovali dohledat důležitý e-mail podle předmětu.

Hlavní zásada zní: „Přečtu si předmět a přesně vím, proč jsi e-mail poslal."

Při pohledu na předmět zprávy by měl mít člověk okamžitě jasno. Proto se vyplatí již do předmětu shrnout obsah zprávy. A chcete-li, aby váš e-mail vyčníval z řady těch ostatních, existuje jednoduchý recept: napsat hlavní účel e-mailu VELKÝM PÍSMEM (verzálkami).

Ve výsledku by mohl předmět vypadat nějak takto:

• PROSBA: potvrďte účast na podnikovém večírku
  
• UPDATE: splněné práce na webové prezentaci k 1.10. 2008
  
• UPOZORNENI: zítra vyprší termín pro odevzdání docházky
• UKOL: Vypracovat analýzu zákazníku za 3Q 2008
  
• FYI: Česká měna oslabuje vůči dolaru
  

O verzálkách v mailu se tvrdí, že působí, jako kdyby člověk na příjemce křičel. To platí o textu zprávy, nikoli o předmětu.

Zkuste schválně několik kolegů požádat, aby vám poslali e-mail s takto zformátovaným předmětem poslali. Těm ostatním neříkejte nic. Uvidíte, jak budou jejich e-maily ve schránce vyčnívat. Nejvíce však oceníte tato zlepšení, když budete hledat konkrétní e-mail od konkretní osoby - ušetříte mnoho času a otevíraní mnoha e-mailu, předmět vám jasně řekne, co kde najdete.

Napsaný předmět nepomůže „jen" vám – pomůže také příjemci. Stávající spamfiltry na poštovních serverech často zprávu bez předmětu zařadí automaticky mezi „SPAM: No subject".

zdroj: WORKaholic BLOGuje: 6 věcí, na které nezapomínat při psaní e-mailů