Jak se spravně počítá DPH

Pokud máme cenu s DPH a máme vypočítat ceně bez DPH, stačí vydělit celou sumu 1,19 (při 19% sazbě DPH). Tento přístup u malých částek nedělá žádný problém, ale u vyšších částech dojde k několika korunovém rozdílu oproti postupu uvedenému v zákoně. Patrně zaokrouhlování pochází ještě z dob před komputerizaci, kdy se vše dělalo ručně jak za Rakouska-Uherska. Jak je to tedy správně?

Výpočet podle § 37/1 ZDPH - zdola:

Daň = Cena_bez_DPH * koeficient
Koeficient = sazba_DPH /100

Koeficient pro DPH 19% = 0.19
Koeficient pro DPH 9% = 0.09

Výpočet podle § 37/2 ZDPH - shora:

Daň = Cena_s_DPH * koeficient
Koeficient = sazba_DPH / (100 + sazba daně)
Vypočtený koeficient se zaokrouhlí na čtyři desetinná místa!

Koeficient pro DPH 19% = 0.1597
Koeficient pro DPH 9% = 0.0826

Proč v obou případech výpočtu se DPH liší?

Příčinou různých výsledků výpočtů z ceny bez daně a ceny včetně daně je zaokrouhlení koeficientu při výpočtu z ceny včetně daně.

1. Koeficient pro 19 % „vypočtený na kalkulačce“= 19/119 = 0.1596638, daň vyjde 19.000 Kč.
2. Koeficient pro 19 % zaokrouhlený podle zákona = 0.1597, daň vyjde 19.004.30 Kč. (+ 4,3 Kč 1. postupu)

Zdroj:
Kučera, P., Výpočet DPH u vystavených daňových dokladů, ucto2000.cz, [cit. 31.3. 2008, online].

Tvorba použitelných tabulek

Někde jsem četl, že jedna tabulka vydá za tisíc slov. Aby to byla skutečně pravda, musí taková tabulka splňovat několik náležitosti. Čtenář tabulky by neměl být nucen přemýšlet o obsahu a smyslu takové tabulky. Vše by mělo být jasné a přehledné, a to i pokud k tomu nemáme autora ("vykladače snů").

V současnosti je častým problémem IT negramotnost, pro takto hendikepovaného je pak tvorba tabulek "souboj na život a na smrt". Proto jsem se rozhodl sepsat firemní pravidla tvorby tabulek. Ale i zde, jak je tomu u všech podobných pravidlech platí, že nejsou žádným dogmatem a u práce je přesto potřeba neustále přemýšlet.

Pravidla pro tvorbu tabulek:

1. Titulek tabulky označuje jednoznačně smysl tabulky, tak aby byl jasný i pro vašeho nástupce za 10let. Zkuste si zdůvodnit, co vlastně chcete tabulkou říci.
   
2. Tabulka obsahuje čas vytvoření (časové razítko). Často se dělá tabulka v několika verzích a je nepříjemné, když nevíte, která ta verze v papírech před vámi je poslední, nejaktuálnější.
3. U tabulky bude uvedeno jméno autora tabulky, aby se někdo nemohl za měsíc vymlouvat, že to on nedělal nebo o něčem takovém v životě neslyšel. Každý si za svou tabulku odpovídá.
   
4. Tabulky tvoříme pro černobílý tisk, proto je zbytečné hýřit barvami, používejte raději stupně šedé. Sice se může některé dívce líbit modrá barva na fialovém pozadí, ale muži mají poněkud chudší vnímání barev a nepřečtou to.
   
5. V tabulce by neměly být neopodstatněné inverzní buňky (světlý text na tmavém pozadí). Pozadí je bílé a písmo černé. Jedno záhlaví tabulky orientované na šířku (1 x 28cm) stojí stejně toneru (cca 0,8 Kč bez DPH)  jako normovaná strana A4 (5% pokrytí dle normy ISO/IEC 19752).
6. Držíme jednotné zarovnávání. Text zarovnáváme na levý praporek, hlavičku tabulky na střed, čísla s jednotkami na pravý praporek.
7. Čísla a jednotky formátujeme, tak aby tisíce byly odděleny mezerou a desetinné čísla čárkou.
8. Šířka buňky odpovídá obsahu sloupce a ne jejímu nadpisu (hlavičce).
9. Rámečky a stínování musí napomáhat k přehlednosti a ne opaku.
10. Používáme funkce a tabulku tvoříme dynamicky. Žádné přepočítávání na kalkulačce a přepisování, dopustíte se chyby.
11. Používáme maximálně tři fonty. Např.: Verdana (hlavička), Arial (data), Times New (poznámky).
    
12. Je zakázáno použít podtržení. (Přísluší pouze hypertextovým odkazům na webové stránce)
    
13. Je zakázáno používat kapitálky. (Slova velkými písmeny mají špatnou čitelnost a odvádí pozornost)
14. Do tabulky nepíšeme dlouhé texty, pokud chcete delší textovou pasáž spojit s tabulkou, použijte jako základ textový procesor a jednoduchou tabulku tam vložte.
15. Pokud je tabulka z opodstatněných důvodů složitá, opatříme jí přehledným grafem příslušného typu.
16. Pokud uvádíte ceny, musí být patrné v jaké jsou měně a jestli jsou s nebo bez DPH.
17. Pokud posíláme tabulku e-mailem někomu, kdo s ní nebude pracovat, vždy exportujeme do PDF, jen tehdy máte jistotu, že druhá strana uvidí to, co vidíte vy. Pamatujte, že všichni nepoužívají Excel (přípona .xls) a ne všichni mají MS Office 2007 (přípona .xxls).
18. Pokud by se velká tabulka nevešla na jeden list papíru je nezbytné, aby se na další stránce opakovala hlavička, popřípadě i první sloupec, jinak jsou další strany informačně méněcenné.
    
19. Nakonec si tabulku vytiskněte a poproste kolegu, aby vám ji zkontroloval a ujistěte se, že všemu rozumí.

P.S.: Tabulkový procesor nerovná se jen MS Excel, i když Microsoft se snaží seč může, aby tomu tak bylo. Ve firmách se používají i alternativní kancelářské balíky jako OpenOffice, Lotus nebo StarOffice, které obsahují plnohodnotný tabulkový procesor.

Inbox Zero

Metodu Inbox Zero vyvinul Merlin Mann z 43 Folders. Smyslem metody je mít svou složku Doručená pošta (anglicky Inbox), jen čistý "stůl" (workspace) vám umožní se plně soustředit na podstatné záležitosti. Inbox Zero spočívá na čtyřech pravidlech: [Hráček, 2007]

1. I. Naučte se vypínat svého emailového klienta (= emailový program). Většinou stačí jej párkrát denně zapnout (ráno a večer), vyřídit poštu, a zase jej vypnout. Pracovat bez neustálého přísunu emailů je mnohem efektivnější. Lépe se soustředíte a nejste zbytečně rozptylování.

2. II. Nekontrolujte novou poštu, vyřizujte ji. Jakmile si přečtete novou zprávu, máte pět možností:

   1. Smažte. Došla vám zpráva, která se vás netýká nebo která nevyžaduje vaši akci? Pokud neobsahuje opravdu důležitou informaci, kterou budete později potřebovat (např. číslo objednávky), smažte ji. Naučte se mazat emaily, je to jednodušší než si myslíte.
   2. Přepošlete. Týká se zpráva někoho jiného? Znáte někoho, kdo se k vyřízení tohoto emailu hodí více než vy? Přepošlete ji - e-mail tak delegujete.
      
   3. Odpovězte. Ptá se vás někdo na něco, co víte? Zabere odpověď méně než 2-3 minuty? Odpovězte mu. Teď hned. Pokud je odpověď příliš složitá zvolte jako odpověď telefon, vyhnete se příchodu dalších e-mailů s žádosti o dovysvětlení.
      
   4. Odložte. V krajním případě přijde zpráva, se kterou v danou chvíli nemůžete nic udělat. Napište si do diáře (nejlépe obyčejného papírového, osobně nedám dopustit na svůj Moleskine) co je třeba vyřídit a do kdy. Nenechávejte si email ve složce Doručená pošta ani nic podobného.
      
   5. Udělejte. Chce po vás někdo něco, co můžete udělat teď hned? Zabere vyřízení záležitosti méně než 2-3 minuty? Udělejte to.
      

3. III. Snažte se mít složku Doručená pošta (Inbox) vždy prázdnou. Jakmile vyřídíte došlý email, buďto jej smažte nebo přesuňte do složky archív. Více složek nepotřebujete - nezapomínejte, že všechny moderní mailové programy nabízí bohaté možnosti hledání ve zprávách. Přemýšlení nad taxonomií složek je úplně zbytečné a jenom vás bude odvádět od práce.

4. IV. Používejte filtry (neboli "pravidla") na emailový "šum". Mnoho z nás je přihlášeno k různým mailing listům, které docházejí každý den, ale není nutné je nijak vyřizovat. Zde můžete udělat výjimku a založit vedle složky archív další složku, kam budete tento šum směrovat. Newslettery se vám tak nebudou motat do cesty ve složce Doručená pošta.

Chcete-li s Inbox Zero začít teď hned a máte svoji složku Doručená pošta zahlcenou stovkami starých zpráv, Merlin Mann doporučuje založit složku Demilitarizovaná zóna a tam obsah Doručené pošty přehrát. Prohrabat se všemi resty z minulosti bude nějakou dobu trvat. Nechte si to na později, až budete mít čas i trpělivost.

Hodinová přednáška Merlina Manna pro zaměstnance Google z 23.7. 2007:


Zdroj:
Hráček, F., Jak se nezbláznit z e-mailu, visible.cz, [cit. 17.8. 2007, online].

Slovníček marketingových pojmů

Často používané výrazy a zkratky

ATL (Above the line) ... nadlinková reklama: nadlinková marketingová komunikace, která zahrnuje reklamu v televizi, v tisku, v rozhlase, venkovní reklamu (outdoor) a reklamu v kinech.

Brief ... zadání projektu, informace od zadavatele pro výrobce nebo marketingovou agenturu

BTL (Bellow the line) ... podlinková reklama: podlinková marketingová komunikace představuje reklamu v místě prodeje (POS a POP) direct marketing, podporu prodeje (sales promotion), sponzoring, přímý prodej a třídimenzionální reklamu.

OOH (Out-of-home advertising) ... reklama, která cílí zákazníka mimo jeho domov, dělíme ji na billboardy, uliční reklamní plochy (street furniture) a dopravní prostředky (transits).

RTB (Reason to believe) ... čím je zajímavá nebo jaké má výhody výrobek/služba pro zákazníka.

TG (Target group) ... cílová skupina

Pomůcky:

• Lexikon výrazu POPAI
  

Pravidla práce s e-mailem

E-mailová komunikace je v současnosti společně s telefonem nejdůležitější pracovní komunikační kanál. Aby bylo používání e-mailu co nejvíce efektivní je třeba dbát několika zásad, které můžou předejít mnohým nedorozuměním. E-maily píšeme proto, aby je druhá strana četla, a ne aby hádala, co tím chtěl vlastně autor říci. Asi jako pro všechny pravidla platí, u práce se musí hlavně myslet, pravidla nám jen pomáhají, abychom už nevymysleli dávno vymyšlené.

Zásady a doporučení efektivní komunikace v Cígler Software [Kodera, 2007]

1. Správný čas pro poštu.
   Poštu vyřizujeme ideálně jednou za čas, nikoli průběžně. Ideál je 2x denně. Jedno oddělení jisté velké americké společnosti každý pátek neřeší e-maily vůbec.


2. Správný předmět (subject).
   Předmět e-mailu píšeme stručně a výstižně tak, aby bylo hned zřejmé o co jde. Předmět e-mailu je jeho nejdůležitější část, věnujte mu prosím velkou pozornost. A pokud pošlete e-mail bez předmětu, automaticky odsuzujete svůj e-mail k záhubě.


3. Správný adresát.
   Snažíme se psát vždy a pouze jen těm lidem (skupinám), kterých se to týká.


4. Stručnost a čitelnost.
   Stručné texty lze shrnout do bodů, balast vynechat. Delší texty rozdělujeme do odstavců.


5. „Velké R“ neboli „Odpovědět všem“.
   Vězte že v 99 % případů stačí odpovědět pouze adresátovi.


6. „Kopie“ neboli „CC“.
   Pokud někoho dáte do „Kopie“, dáváte mu tím najevo, že chcete, aby o zprávě věděl, byť zpráva není určena přímo jemu.


7. Kopie předchozích zpráv.
   Kopie předchozích zpráv ponecháváme pouze tehdy, má-li to význam.


8. Zkuste mazat přebytečné konce zpráv a kopie kopií odpovědí na odpovědi.
   Jedním z mála vhodných důvodů, proč zahrnout kopii předchozích e-mailů do nové zprávy, je situace, kdy přizveme do debaty nového, nezasvěceného účastníka.


9. Podpis ano či ne?
   Oficiální podpis je vhodný do oficiálních do e-mailů. Oficiální podpis připojujte k e-mailům pro zákazníky a partnery a při formálních příležitostech. Pokud píšete kolegům, může často stačit i prostý monogram (každý přece ví, kdo to psal, ještě dříve, než e-mail otevře). Z mých posledních deseti firemních mailů tvořily podpisy celých 55 % textu.


10. Potvrzení příjmu a splnění.
    Žádost o schůzku, pomoc nebo zadaný úkol vždy potvrzujeme. Úkol je požadován za splněn, až když se o tom doví zadavatel aniž by musel jeho splění urgovat. Na druhé straně všeho s mírou – případ, kdy příjemce automaticky odpovídá na každý přijatý mail slovíčkem „OK“ s připojeným pětiřádkovým podpisem, je rovněž extrémní.


11. Nastavení důležitosti e-mailů.
    Přidělujeme e-mailům vhodné stupně důležitosti. Možnost nastavení důležitosti e-mailů bývá často opomíjena a přitom dokáže adresátovi okamžitě sdělit, jak rychle se má věnovat vaší zprávě. Zkuste se zamyslet u každého odeslaného e-mailu nad tím, jak moc je důležitý. Urgentní a závažná sdělení si zaslouží přidělit vysokou prioritu. Naopak věci méně důležité, u kterých postačí, že se k nim adresát dostane později, by měly mít prioritu nízkou. Pokud cítíte, že si e-mail zaslouží jinou prioritu než standardní, rozhodně mu ji přidělte. Pomůžete tím adresátovi a samozřejmě i sobě – budete mít větší šanci, že se vám adresát bude věnovat v tom pořadí, jaké potřebujete.

Zdroj:
Kodera, J., Umění efektivní komunikace e-mailem, Jiko Blog, [cit. 12.3. 2007, online]